Probleemsituatie
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Bij DOA werken ruim 358 vrijwilligers, waaronder ook 30 nazorgvrijwilligers. Zij brengen, een paar maanden na het adopteren, een nazorgbezoek bij het dier en adoptiegezin. Met als doelen het klantcontact te behouden, om vragen te beantwoorden en eventuele tips te geven. De nazorgvrijwilliger kan door dit bezoek ook een indruk krijgen van de welzijn van het dier en ondanks de verhalen van de eigenaren, bij een slecht gevoel aan de bel te trekken bij DOA. Dit gesprek geeft ook de kans om de mensen hun bevindingen over DOA te uiten, zodat de dienstverlening verbeterd kan worden.
De opdrachtgever is: Dierenopvang Amsterdam. Dierenopvang Amsterdam (DOA) is het grootste en op-Ă©Ă©n-na oudste asiel van Nederland. Per jaar komen er zoân 2000 honden, katten en konijnen terecht. Het lot van al deze dieren ligt (volgens het jaarverslag 2018) in handen van 36 vaste mensen en ruim 358 vrijwilligers (DOA, 2018).
Adoptiegezinnen zijn de mensen die een dier bij DOA adopteren. Er is weinig informatie over deze groep, ik zal hier nog onderzoek naar moeten doen. Bij de adoptiegezinnen horen ook de dieren die geadopteerd zijn. Er worden nazorgbezoeken gepleegd bij honden, katten en konijnen.
Op dit moment moeten de nazorgvrijwilligers voor een nazorgbezoek een papieren formulier ophalen bij DOA met daarop de vragen die gesteld moeten worden. Na het ophalen gaat de nazorgvrijwilliger naar het adoptiegezin toe. Na het gesprek moeten de formulieren weer naar DOA gebracht worden. Dit kost niet alleen onnodig veel tijd, maar er is ook een groot risico voor het kwijtraken van deze formulieren.
Het einddoel van een goede nazorg is dat de kans verminderd wordt dat de dieren weer teruggebracht worden naar het asiel en zo een blijvend huisje vinden.
De kwaliteit van de nazorg is niet goed genoeg, een oorzaak hiervan zou kunnen zijn dat het administratieve proces voor nazorgvrijwilligers niet op orde is. Een gevolg van dit probleem is een nazorgbezoek bij een eigenaar met een reeds overleden dier.
Dit probleem uit zich in de grote hoeveelheid tijd dat het kost, ontbreken van informatie in de dossiers van dieren en ontevredenheid van vrijwilligers over hun werk.
Doordat er informatie ontbreekt in de dossiers van de dieren die geadopteerd zijn bij DOA, is het voor de adoptiegezinnen een probleem dat DOA niet op de hoogte is van bijvoorbeeld het overlijden van een geadopteerde dier.
De nazorgvrijwilligers gaan na een paar maanden, indien mogelijk, bij de mensen thuis langs. Als dat niet mogelijk is hebben zij telefonisch contact. De nazorgvrijwilligers zijn veel onderweg en werken af en toe op locatie bij DOA, om bijvoorbeeld contact te hebben met de dierverzorgers.
De intakegesprekken worden in het dierenasiel gehouden, medewerkers van dierenopvang vullen gegevens in Docasoft. Docasoft is een softwareprogramma waar alle gegevens omtrent de adopties in horen te staan.
De nazorgvrijwilligers komen, indien mogelijk, bij de adoptiegezinnen thuis langs voor een nazorgbezoek. Als dit niet mogelijk is hebben zij telefonisch contact met de nazorgvrijwilligers.
Het probleem speelt al een aantal jaar, de exacte tijd is niet bekend. Zoals heel veel organisaties met doeners, is er weinig aandacht voor administratie.
Het goed informeren van de nazorgvrijwilligers en het verwerken van de verzamelde informatie van de nazorgvrijwilligers gebeurt al een aantal jaar niet goed. Het is wenselijk dat het probleem binnen vijf jaar opgelost wordt.
Waar rekening meegehouden moet worden is dat de nazorgmedewerkers allemaal vrijwilligers zijn en echte doeners, daardoor gaat er weinig aandacht naar de minder leuke taken, zoals de administratie, aldus Hans Fokkens directeur van DOA.
Een probleem is waarschijnlijk het niet goed informeren van de nazorgvrijwilligers door de dierverzorgers. Ook gaat er teveel handmatig en gaat er veel informatie van de nazorgvrijwilligers verloren.
Een oplossing zou ervoor moeten zorgen dat de nazorgmedewerker minder tijd kwijt is aan de administratie en dat zij op een efficiënte manier informatie over de adoptiedieren door kan geven aan DOA. Een oplossing zou kunnen zijn om de papieren formulieren te digitaliseren.
Een oplossing zou ervoor moeten zorgen dat DOA altijd beschikt over up-to-date informatie over de dieren en adoptiegezinnen en dat zij weten of de dieren goed geplaatst zijn.
Een oplossing zou ervoor moeten zorgen dat de adoptiegezinnen er zeker van kunnen zijn dat alle gegevens omtrent hun adoptiedier(en) in het systeem staan bij DOA.
Er werken ongeveer 20 nazorgvrijwilligers bij DOA. Maar ook de overige medewerkers hebben behoefte aan een oplossing. Voor alle eigenaren van adoptiedieren zou het fijn zijn als het systeem in orde is, zodat er op tijd een nazorgbezoek plaats kan vinden en eventuele communicatie up-to-date in het systeem staat.
In onderstaande afbeeldingen 2, 3 en 4, zie je de cijfers van het aantal binnengekomen dieren en het aantal geplaatste (maar ook retour gebrachte) dieren.
