Observatie - Heleen

Op dinsdag 10 maart om 10:30 heb ik een observatie en gesprek uitgevoerd bij DOA met Heleen. Heleen is een vrijwilliger die ongeveer 2x per week aanwezig is om de was te doen en om alle nazorgformulieren klaar te maken en in te voeren in het systeem.

• Heeft twee taken

1. Alle formulieren printen

2. Alles invoeren

• Heleen heeft geen eigen account in het Docasoft systeem, want dat account heeft niet de juiste rechten. Gebruikt nu een account van andere medewerker.

• Heleen doet tussendoor ook de was

Heleen laat zien hoe ze een formulier invoert

1. Inloggen met ander account

2. CRM uitzetten

3. Voert nummer in

4. Er zijn twee nummers per dier, welke weet ze niet

5. Zoekt naar juiste knop

6. Ziet lijst met vragen

7. Leest alle antwoorden van formulier en typt het over naar docasoft

8. Papieren formulier gooit ze weg

• Nodig per dier: vragenformulier, kennelkaart en profielkaart

• 5 pagina's per dier

• Formulier vragen volgorde komt niet overeen met docasoft

• Probleem: Ze leest vaak dat dieren giardia hebben, maar weet niet of er dan al actie is ondernomen door nazorgvrijwilliger of zij dat dan nog moet doen

• Ze weet ook niet wat er met de vragen gedaan wordt.

Q: Hoelang ben je vrijwilliger bij DOA? En wat doe je? A: 1.5 jaar doe ik de was, sinds twee maanden regel ik de formulieren voor nazorg. Ik doe het omdat ze het vragen, maar eerst printen, dan krijg ik het formulier terug en dan invullen. Vind ik omslachtig en zonde van het papier.

Q: Waar loop je tegen aan tijdens het proces? A: Het hele proces is er, en wat gebeurd er met de info als er echt iets mis is? Ik weet niet wat er mee gedaan wordt. Er is ook een verschil per medewerker hoe de formulieren ingevuld worden, sommige schrijven antwoorden per vraag, sommige alleen een samenvatting.

Q: Hoe omschrijf je je ervaring met het systeem? A: Zijn heel veel functies, maar snap ik niet allemaal. Ik heb heel kort uitleg gehad maar alleen over het printen van de formulieren. Per dier moet ik 8x klikken om formulier te printen, profielkaart en kennelkaart te krijgen. Als je nagaat dat in januari, 108 katten, 36 honden en 8 konijnen zijn geadopteerd... Er is geen optie om alle formulieren in 1x te printen.

Proces timen niet ingelogd - Printen

Opstarten inloggen - 0:30 sec

Overzichten → verblijf → hond → vertrek geplaatst → vertrek - 1:20

Nazorg → print - 1:53

Profiel → kennelkaart → print - 2:12

Proces timen ingelogd - Printen

Dier → verblijf → nazorg → print - 0:27

Kennelkaart - 0:42

Proces formulier invoeren

Nr invoeren - 0:20

→ vragen → nazorg gehad 0:40

→ nano heeft boris weet niet waar anders →

1e vraag - 01:00 →

2e vraag - 02:09 →

opslaan 02:20

Hieronder is de ruimte te zien waar zij de formulieren invoert en print.

Afbeelding 31 - Heleen op kantoor bij DOA

Afbeelding 32 - Kantoor DOA computer werkplekken

Afbeelding 33 - Kantoor DOA ingang

Afbeelding 34 - Kantoor DOA hok met nazorgformulieren

Afbeelding 35 - Kantoor DOA keuken